Une conférence pour ouvrir le sujet, deux journées pour le ramener aux tâches de l'office

Ce qui avait déjà eu lieu

L'office porte l'accueil et la promotion des Combrailles, un territoire rural du Puy-de-Dôme, depuis Saint-Gervais-d'Auvergne. Son travail quotidien s'écrit beaucoup : des descriptifs dans Apidae, la base que partagent les offices pour alimenter leurs sites, des réponses aux visiteurs, des communiqués, des publications.

Sa direction a d'abord voulu que le sujet se pose plus large que ses propres bureaux. Elle nous a demandé une conférence commune avec deux structures partenaires, tenue le 14 novembre 2024 devant leurs équipes réunies.

La suite était décidée avant même la conférence. Dès la fin octobre, la direction avait retenu deux journées de décembre pour former sa propre équipe.

Ce qui bloquait

L'IA générative arrive souvent par ses idées reçues plus que par l'usage : une machine qui penserait, qui ne se tromperait pas, qui remplacerait. Tant que ces images tiennent, on ne sait ni ce qu'on peut lui confier ni ce qu'on doit vérifier derrière elle.

Un office répond de ce qu'il publie. Un descriptif inexact ou une activité conseillée à tort engage sa parole auprès du visiteur, et la question de l'erreur se pose avant celle du temps gagné.

Restait le temps d'essayer. Les formations d'une journée que nous avions menées ailleurs en laissaient trop peu pour expérimenter, et c'est ce retour qui a fixé la durée à un jour et demi.

Ce que nous avons fait

La conférence, deux heures, a tenu en deux moitiés : ce qu'est l'IA, comment elle produit une réponse et ce qu'elle n'est pas, puis des démonstrations sur des tâches du tourisme, du communiqué de presse au descriptif Apidae. Elle s'est fermée sur les enjeux, la qualité de l'information, l'impact social, l'empreinte écologique. Son enregistrement a été remis aux trois structures, pour leurs seules équipes.

La formation s'est tenue les 10 et 11 décembre, ouverte par un questionnaire de positionnement et un tour de table : l'usage que chacun faisait déjà de ces outils, au travail et en dehors, et ce qu'il venait chercher. Venaient ensuite le choix de l'outil selon la tâche et une méthode pour écrire une demande en cinq temps : contextualiser, orienter, normer, tester, enrichir.

La dernière demi-journée a porté sur la matière de l'office : le descriptif Apidae d'une base de loisirs nautiques du territoire, rédigé sur le modèle d'un descriptif existant, ou la question d'un conseiller en séjour qui cherche, à partir du site de l'office, les activités en famille possibles ce week-end selon la météo. Chacun a aussi dressé la liste de ses tâches et l'a classée selon le plaisir qu'il y prend, pour réserver la machine à celles qui pèsent.

Le support a été remis à l'équipe le lendemain, avec un questionnaire de satisfaction. Il a reçu trop peu de réponses pour en tirer un bilan, et cette page n'en publie donc aucun.

Ce que la structure garde, sans nous.

• Le support de la formation, remis à toute l'équipe, et l'enregistrement de la conférence réservé aux équipes.
• Une méthode en cinq temps pour écrire une demande : contextualiser, orienter, normer, tester, enrichir.
• Une carte des outils rangés par tâche : chercher, rédiger, analyser un document, créer une image.
• Des cas déjà traités sur la matière de l'office : un descriptif Apidae, un conseil en séjour selon la météo.
• Une règle de choix que chacun garde : la machine pour les tâches qui pèsent, pas pour celles qu'on aime.